Wann ist der beste Zeitpunkt für Deine Akkreditierungsanfrage?

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Wann solltest Du Deine Akkreditierungsanfrage verschicken. Wann ist es zu früh? Wann ist es zu spät? In diesem Artikel bekommst Du Tipps die Dir helfen, einen guten Zeitpunkt zu finden.

Bei einem vorgegebenen Akkreditierungszeitraum oder einer Akkreditierungsfrist ist diese Frage klar zu beantworten.

Es gibt einen Akkreditierungszeitraum für ein Event

Bei manchen Events wird ein Akkreditierungszeitraum festgesetzt. Nur Anfragen, die in diesem Zeitraum gestellt werden, werden vom Empfänger berücksichtigt. Bei wiederkehrenden Events sind diese Zeiträume oft sehr ähnlich, so dass man sich in etwa darauf einstellen kann.

Oft werden die Akkreditierungszeiträume technisch auch von Online-Formularen unterstützt. Diese Formulare sind dann nur während des Zeitraums verfügbar und verschwinden dann wieder.

Eine Akkreditierung zu einem späteren Zeitpunkt wird oft vom Veranstalter mit Verweis auf die Fristen abgelehnt.

Es gibt eine Akkreditierungsfrist für ein Event

Eine Akkreditierungsfrist ist dem Akkreditierungszeitraum sehr ähnlich, nur gibt es dabei kein klar definiertes Startdatum. Oft ist einfach die Bekanntgabe der Frist auch das Startdatum.

Hier kann es auch sein, dass Anfragen schon vor Bekanntgabe der Frist berücksichtigt werden.

Bei diesen Faktoren solltest Du Dich schon etwas früher akkreditieren

  • Der Veranstalter denkt langfristig oder hat komplizierte Verfahren
  • Sehr großes Event. Es besteht die Gefahr, dass sich sehr viele Fotografen akkreditieren möchten und die Liste der Zusagen schnell voll ist
  • Sehr bekannte Band. Es besteht die Gefahr, dass sich sehr viele Fotografen akkreditieren möchten und die Liste der Zusagen schnell voll ist.
  • Du hättest mehrere mögliche Termine am selben Termin (wenn Du früh die Absage bekommt, dann kannst Du noch für ein anderes Event eine Anfrage stellen)
  • der Veranstalter hat eine Online-Akkreditierung schon freigeschaltet
  • Wenn Du nicht genau weißt wer der richtige Ansprechpartner ist
  • Erfahrungen durch die letzte Akkreditierung bei wiederkehrenden Events
  • Im Zweifelsfall lieber früher als zu spät

Wann kannst Du tendenziell auch etwas später Deine Anfrage stellen?

  • kleinere Bands
  • unbekanntere Bands
  • direkter guter Kontakt
  • Erfahrungen durch die letzte Akkreditierung

Hier nun ein paar Zeitangaben zu „früher“, „guter Zeitpunkt“ und „später“

  • 5-7 Wochen ist eher „früh“
  • 3-4 Wochen vor dem Event ist ein „guter Zeitpunkt“, wenn man sonst keine Informationen hat. Über die Hälfte der von mir befragten Fotografen sind dann in diesem Zeitraum aktiv
  • 1-2 Wochen vor dem Event ist „spät“

Fazit

Der ideale Zeitpunkt für das Absenden der Anfrage für eine Fotoakkreditierung ist nicht immer gleich. Du solltest Dir aber auch nicht zu viele Gedanken machen. Wenn Du keinen anderen Hinweis hast, dann ist 3 – 4 Wochen vor dem Event ein guter Zeitpunkt.

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Autor: Martin Black,  Martin Black ist Pressefotograf und Betreiber des Blogs www.Presse-und-Eventfotografie.de. Er fotografiert prominente Persönlichkeiten sowie kommerzielle und private Events.   www.Martin-Black.de, martin@martin-black.de